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En el Despacho Peña Ochoa & Granados, creemos que una negociación o proceso mediante el cual dos o más partes inicialmente con intereses enfrentados tratan de solventar conflictos y acercar posiciones, debe estar enfocada en lograr un acuerdo eficiente para ambas partes.

Este es el caso de un asunto que se nos planteó en el despacho hace unos meses y que pasamos a relatar a continuación:

Antecedentes: la implementación de un plan de cumplimiento normativo

Una conocida cadena de supermercados francesa contrató a este despacho profesional para llevar las negociaciones entre la Dirección General, francesa y las distintas Áreas de Dirección Tecnológica de la empresa (Dirección de Planificaciones, Arquitectura Técnica y el Dpto. de Product Owners de Desarrollo) en nuestro país y compuesta de españoles.

Inicialmente, la Dirección General fue informada en su día de la necesidad de implementar un Plan de Cumplimiento Normativo acorde con la normativa europea de protección de datos que minimizase los costes de aplicar la normativa y que supusiera menos multas y menos denuncias, lo cual supondría un ahorro a futuro para la empresa de millones de euros en pago de sanciones impuestas. El desarrollo de dicho Plan debería ser llevado a cabo por los distintos departamentos tecnológicos.

De otra parte, por cuanto respecta a los distintos Departamentos Tecnológicos, debían ajustarse a un presupuesto y a una planificación anual, en los que el nuevo proyecto de Cumplimento Normativo no estaba programado. Ello conllevaba una modificación del presupuesto. Además, dada la cercanía con el periodo navideño que es para las grandes superficies la campaña más importante de año, su motivación fundamental consistía en no perder parte de su retribución variable (fees que van en función de hitos conseguidos) por no llegar a objetivos, ya que eran de la opinión de que si deben de desviar su atención de la campaña de Navidad para atender al Plan de Acción Normativo esto se traduciría en una pérdida económica para ellos.

Contratación de un abogado negociador para abordar la cuestión de manera imparcial

Ante este escenario, la cadena de supermercados utiliza como canal de comunicación, la contratación de un tercero (este despacho como «abogado negociador») que, no bloqueando la negociación, avanzase en el sentido deseado, haciendo sentir a las partes su imparcialidad.

Una vez aceptado el encargo y analizados los antecedentes de hecho, este despacho se encontró con un crudo panorama en el que debía dar opciones (soluciones concretas y diferenciadas) a cada parte implicada:

Necesidad de incrementar el presupuesto de los Departamos de IT

Lo principal era hacer comprender que no se puede asumir el proyecto sin que esto no lleve aparejado un aumento de la partida presupuestaria a los Departamentos de IT:

La Dirección General estaba dispuesta a ampliarla en un 5%. Pero los Departamentos, tras realizar un análisis de impacto, concluyeron que sin un aumento de entre el 10 y el 15% no podrían realizar la tarea encomendada. Y es el Despacho en este punto, el que desglosa y analiza los análisis de impacto que ambas partes le entregan, resolviendo que el alcance es mayor de lo que la Dirección General ha presupuestado, logrando cerrar en el 10%, oferta que presenta a la Dirección General y para la que obtiene el Visto Bueno.

De esta forma, ambas partes se formaban una idea de imparcialidad en torno al abogado negociador, transmitiendo una imagen serena y profesional, con una escucha proactiva y una actitud no agresiva. Mostrando empatía por ambos grupos, e identificando las formas con las que dirigirse a cada grupo, a través de los equipos de negociación por cada Departamento que previamente había organizado.

Hace sentir que no se posiciona del lado de ninguna de las partes, sino que se limita a analizar los impactos que les proporcionan los Departamentos, a través de los análisis que les encomienda realizar y que, como decíamos, posteriormente él revisa lo que le sirve para ver la realidad del impacto, pero también para que se sientan escuchados.

Ampliar los tiempos de implementación

Además, planteamos que, en relación con el tiempo en el que el Plan debería aprobarse, estaban los hitos, con los que jugar para adaptarse a ambas partes:

“Demos más margen para realizar el proceso y su planificación ya que la campaña de Navidad está cercana y tanto para la empresa como para (los fees de) los directivos, es primordial dadas las ganancias que se obtienen”.

Informe del abogado negociador (Peña Ochoa & Granados Abogados).

Soporte para desahogar a los Departamentos de IT para trabajar en el Plan de Digitalización

También propusimos la búsqueda de soporte en otros departamentos de la propia empresa, de implicarlos, para que colaborasen en el Plan. De forma que al no ser externos no se les debería pagar plus, como pasaría si se contratan servicios externalizados, y así los Departamentos de IT estarían más desahogados, sin sentir que solo les afectaba a ellos trabajar en el Plan de Digitalización.

Los diferentes puntos de vista en la negociación

Para realizar la negociación, este Despacho, tuvo que dejar de lado y vencer prejuicios en tres vertientes diferenciadas:

  1. Las de este despacho como parte directamente interesada como proveedor externo, ya que cuanto mayor sea la duración en el tiempo del proyecto, y más dinero se destine al mismo, él se beneficiará en mayor medida.
  2. Con la Dirección General, no puede evitar pensar que los análisis están hechos a la baja, de forma que seguro que se puede ofrecer más del 5% inicial.
  3. Con los Departamentos de IT, podría intuir que solo quieren hacer lo mínimo imprescindible, aquello sobre lo que se les va a aplicar un variable y que prima su interés a irse de vacaciones de navidad antes de mirar/velar por el interés predominante como es que se cumpla el Plan Normativo (perspectivas egoístas). Muchos de los interlocutores presentes no aportan, sino que han sido enviados para “hacer ruido”.

Realización de debates y gestión de expectativas para lograr un acuerdo beneficioso para todas las partes

Al existir varias partes, se tuvieron que realizar diferentes encuentros y debates en los que se fueron exponiendo las exigencias, pero también las posibles soluciones que después eran trasladadas a la otra parte. Y así se llegó a un acuerdo de compromiso, si bien hasta la última reunión final surgieron emociones de rechazo por parte de los Departamentos que aun habiendo dado previamente su aprobación al acuerdo, trataron de retroceder.

Esta situación que fue solventada manteniendo su control emocional, e impidiendo que se convirtiera en una “reunión de bar”, siendo tajantes pero justos. Transmitiendo la idea de que se había alcanzado algo bueno, habiendo reducido el impacto negativo al mínimo para los Departamentos.

A la Dirección General también se le transmitió la idea de haber conseguido la realización del Plan de Digitalización a través de un acuerdo competitivo (tiempo y presupuesto más que aceptable).

Así pues, como abogado negociador transmitimos una idea de cercanía con su “estilo auto afirmativo” que hizo que se creara entorno a él una idea de solvencia para resolver cualquier cuestión ulterior que pudiera generarse, lo que se ha materializado en un acuerdo para seguir colaborando con la cadena de supermercados hasta que el que el Plan de Digitalización sea implementado en su totalidad.