En términos generales, una due diligence es un proceso de investigación inicial o estudio forense encargado y utilizado por los despachos y asesorías jurídicas. Esta investigación se utiliza como herramienta para conocer de forma pormenorizada y con detalle las distintas áreas que integran un negocio. De esta forma, se puede asesorar de forma integral al cliente ante una operación transaccional.
Una due diligence, anglicismo usado para referirse a “comprobaciones debidas”, no es un fin en sí misma. Es decir, carecería de interés si no obedeciera a una finalidad determinada, como puede ser una fusión de empresas, una inversión en un negocio, la venta de una sociedad, cuando hay inversores interesados en acudir a rondas de inversión, antes de un proceso de compra o cuando se produce un cambio en el proceso de administración, entre otros supuestos.
En todo caso, dependiendo de la información que queramos obtener, la due diligence deberá abarcar unas ramas del negocio u otras, y por ende serán objeto de análisis los informes y documentos que sean necesarios para verificar si las distintas áreas de la empresa cumplen con sus obligaciones, y en caso negativo, los riesgos legales que pueden derivarse de ello.
Índice
Tipos de due diligence
Podemos hablar de diferentes ramas principales que engloban una due diligence. En todo caso, cuanto más amplias sean las comprobaciones que se realicen y cuantos más ámbitos del negocio sean abarcados, más completa y ajustada a la realidad será la información que se obtenga sobre la empresa y su valor.
Este tipo de procedimientos de comprobación, suelen tener una duración de entre dos semanas o un mes dependiendo de la documentación que sea necesaria reunir.
Documentos más importantes que debemos solicitar para realizar una due diligence
Podemos hablar de due diligences contables, fiscales, jurídicas y laborales, según el esquema que pasamos a desarrollar a continuación:
Solicitud de documentación financiera inicial
Documentación general:
- Cuentas Anuales consolidadas e informe de auditoría de los últimos ejercicios.
- Balance y cuenta de resultados consolidada del cierre a 31 de diciembre de ese año y anteriores.
Posición competitiva y rentabilidades de los últimos años:
- Detalle consolidado de ingresos, costes de ventas y margen bruto.
- Detalle consolidado de ventas por meses.
Otra información adicional para la revisión financiera:
- Detalle consolidado de otros gastos de explotación (servicios bancarios, publicidad y propaganda) y de otros ingresos de explotación al cierre de los dos años anteriores y último cierre disponible.
- Detalles consolidados de gastos e ingresos excepcionales o no recurrentes para los ejercicios de los últimos años.
Relaciones contractuales – ventas:
- Contrato/cláusulas tipo con clientes.
- Condiciones habituales de venta, detalles de condiciones especiales, descuentos, periodos medios de cobro, etc.
- Análisis de cuentas a cobrar y otros deudores: ageing de cuentas a cobrar del año anterior y último cierre disponible, detalle de facturas pendientes de emitir al cierre del ejercicio del año anterior y último cierre disponible, detalle de los saldos con Administraciones Públicas y documentación soporte del ejercicio de los últimos años.
- Detalle de compras con proveedores y acreedores para los ejercicios de los últimos años.
Solicitud de documentación laboral
Documentación general:
- Convenio colectivo aplicable, así como pactos colectivos estatutarios.
- Calendario laboral, horario de trabajo (registro diario de la jornada, devengo de vacaciones) así como registro de horas extraordinarias o adicionales.
Trabajadores por cuenta ajena:
- Hojas de salario de los últimos doce meses, así como retribuciones en especie.
- Contratos de los empleados y novaciones contractuales o acuerdos especiales.
- Despidos realizados durante el último año junto con sus correspondientes actas de conciliación administrativa, así como fechas de alta y baja de los trabajadores despedidos.
Seguridad Social:
- Informe de trabajadores en alta en Seguridad Social (ITA) e Informe de vida laboral, de todos los códigos de cuenta cotización de la sociedad.
- Certificados de alta en la Seguridad Social de los trabajadores.
- Documentación relativa a prevención de riesgos laborales.
- Certificado de estar al corriente en las obligaciones de la Seguridad Social (para comprobar que no existen deudas de la Seguridad Social)
Solicitud de documentación fiscal
Documentación general:
- Copia de Actas de inspección, diligencias, notificaciones, liquidaciones, requerimientos u otros documentos emitidos por la Administración Tributaria.
- Cuentas anuales de los últimos años.
- Estatutos sociales actualizados.
- Certificado negativo de Hacienda (para comprobar que no existen deudas tributarias).
Documentación relativa al Impuesto sobre Sociedades de los dos últimos ejercicios:
- Declaraciones del Impuesto sobre Sociedades presentadas por la Sociedad.
- Pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades por la Sociedad.
- Retenciones a cuenta sobre rendimientos de capital mobiliario y resumen anual presentados por la Sociedad.
Documentación relativa al Impuesto del Valor Añadido (IVA):
- Declaraciones trimestrales/mensuales y resúmenes mensuales de la Sociedad.
Documentación relativa al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF):
- Declaraciones mensuales/trimestrales y resúmenes anuales de rendimientos e ingresos a cuenta del trabajo.
Documentación relativa al Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE):
- Declaraciones de alta o modificación de elementos tributarios en el Impuesto sobre Actividades Económicas presentados por la Sociedad.
Solicitud de documentación jurídica
- Escritura de Constitución Social.
- Escrituras que contengan las modificaciones estatutarias hasta la fecha.
- Última versión de los Estatutos Sociales.
- Tipo de órgano de administración de la Sociedad.
- Libros Sociales.
- Copia de los contratos de financiación, préstamo, crédito, líneas de crédito.
- Nota Simple del Local (para ver que efectivamente la sociedad es titular).
- Licencia de Actividad del Local/Establecimiento (si lo hubiera).
- Protección de Datos.
- Cumplimiento Normativo (si fuera necesario).
¿Qué ocurriría si como resultado de las comprobaciones de la due diligence se detectaran irregularidades?
En este caso, cabrían dos hipótesis:
La primera, es que la empresa trate de solventar dichas irregularidades a la mayor brevedad posible, aportando la documentación necesaria que así lo pruebe. Huelga decir que sobre dicha documental, sería necesario realizar una nueva due diligence para confirmar que las irregularidades ha sido resueltas.
El segundo supuesto pasaría por dejar constancia de estas irregularidades en un documento que deberá ser suscrito por las partes, con el fin de otorgar seguridad jurídica a las partes tanto en un futuro como en el momento presente.
Un ejemplo práctico de due diligence
Uno de los últimos procedimientos que nos llegó al despacho consistente en la suscripción de un acuerdo de transmisión de acciones, podría servirnos de ejemplo sobre la utilización de una due diligence. En ese caso, fundamentalmente consistió en una auditoría previa a la firma de la compraventa. Una vez acordados los términos de la entrada como socio, por este despacho se realizó un análisis de la empresa en cuanto a su situación contable-fiscal y jurídica-laboral.
Nuestro cliente, como socio entrante, debía asegurarse de cuestiones como:
- La empresa debía estar legalmente constituida.
- Las marcas y dominios debían estar registradas y no debían tener problemas en cuanto a la propiedad intelectual.
- Debía cumplirse escrupulosamente la normativa laboral.
- La empresa debía estar al corriente de pago en sus obligaciones (bancos, proveedores) e impuestos (ya fuera Hacienda o Seguridad Social).
- Los contratos con clientes debían estar en orden y ajustarse a la realidad fáctica de la empresa.
- No debían haber juicios pendientes ni conocimiento de que pudiera existir alguna demanda en proceso.
Abogados mercantiles especializados en due diligences
Como decíamos al inicio de este artículo, dependiendo del procedimiento que se nos plantee, deberemos iniciar una serie de due diligences u otras. Tanto en el ejemplo expuesto como en cualquier otro, desde nuestro Despacho Peña Ochoa & Granados dirigimos y coordinamos las auditorías que habrán de realizarse cuando se va a iniciar una transacción. De esta forma, proporcionamos seguridad a nuestros clientes al estimar y cuantificar con veracidad y precisión el impacto económico que supone la inmersión en dicho negocio y minimizar el riesgo.
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